建立产业园区档案管理机构刻不容缓

                                                        作 者：陈 波
    2013年绵阳市档案局集中力量重点对市属的4个产业园区和1个高级别的管委会档案工作开展了专题调研，发现这些为促进区域经济迅速发展而获准设置的机构，虽是地方政府的组成部门，但因其具有经济发展与社会事业管理等政府职能又不同于一般的地方政府组成部门。像这样的机构档案工作有其特殊性。 
    从调查情况看，绵阳高新区、经开区、科创区、仙海区以及后来的科技城管委会逐步开展了档案工作，但它仅仅囿于其管委会（含党工委，下同）自身的机关档案工作，没有依法对区内的机关企事业单位档案工作实施有效管理，《档案法》确立的“统一领导、分级管理”的档案工作体制机制尚未在园区真正形成。主要表现为： 
    一是各区没有档案行政管理的机构和人员。市属4个园区没有设置专门的档案管理部门，档案管理职责归园区综合办公室，而综合办公室任务又比较繁杂，确定的档案管理人员兼有大量的其它工作，每年只能抽一定时间突击整理一下管委会的档案，这些机关档案室的兼职人员已经整理保管了1万卷（盒）和10万余件的档案资料。兼职人员的其它任务很重，几乎没时间和精力对区内的机关、企事业单位档案工作进行监督、检查、指导，国家和省有关档案工作文件也基本未向基层单位印发。据调查，4园区除管委会外，另有58个对外行文的单位和6个乡镇、3个街道办事处，以及近百个事业单位、上千个入驻企业，它们产生的档案资料就疏于行政管理，大多没经过系统整理，即便是突击清理，由于档案文件年年都会产生，所以极易造成新的积存，各园区的档案工作始终无法走上规范化的发展轨道。 
    二是管委会机关与基层单位档案业务差距大。从我们多年来档案工作检查和调研的情况来看，各园区管委会机关档案室的工作开展较好，但区属各部门和区内事业单位的档案工作开展较差，各门类文件材料基本上没有经过系统规范整理，人员不落实、收集不全、放任自流的状态非常普遍。一些园区单位历年来的文件资料还束之高阁或保存在个人手中，甚至部分园区还发生重要档案资料丢失的情况，严重影响各项工作的开展。 
    三是比较注意文书档案而忽略专门档案管理。如学校和卫生院除文书档案外，还有大量的教学、医疗业务档案。这些档案基本上都没有按档案业务规范的要求进行系统整理，保管、利用的手段都较原始。由于近年来学校的业务检查较多，各学校大都是将文件材料按上级检查的项目进行装盒，从而割裂了档案的年度、类别、保管期限等要素，极易造成遗失。各医院和卫生院也仅是用盒子将文件材料装好，基本上都没有编目、分类、划分保管期限等整理过程。再如园区的市政基础设施建设的项目档案大多存放在园区城建管理部门。科创区、高新区对区内的建设项目档案进行了初步的整理，经开区、仙海区还没有进行系统规范整理。从调研的情况来看，各园区城建档案普遍存在收集不全的问题。管委会作为业主自身形成的文件材料收集较好，但设计、施工、监理、设备设施运行等材料由于涉及到不同的单位，往往不能按《建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》(DAT28-2002)的要求，收集齐全、整理规范后向建设业主单位移交，为城建工程的维护管理和其它利用留下较大隐患。 
    四是应由国家统管的乡级档案缺少保管之地。依照国家档案工作规定，作为我国基层政权乡镇政府的档案，应当自形成期满10年向县级国家综合档案馆移交保管。从调查情况来看，高新区辖永兴、磨家、河边3个镇和普明街道办事处，经开区辖塘汛、松垭2个镇和城南街道办事处，仙海区与沉坑镇合二为一，科创区辖创业园街道办事处。这些地区的档案过去是由涪城、游仙两区档案馆在定期接收管理，现在档案就没了归宿之地了。 
    此外，我们在调查中还发现不少同志包括个别领导同志尚不知道村社（社区）组织也会有档案形成，村社（社区）档案的指导和检查工作几乎没有开展，这就使各园区所辖的基层组织档案工作较其它县市区差。 
    究其绵阳园区档案工作乏力的原因，我们调查分析认为主要有三个方面：其一、忙于发展经济而疏于基础性的档案管理。表现出对档案管理仍存在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的现象，包括档案法规和园区档案管理的规定制度等没有有效地贯彻落实，尤其是没能解决制约档案工作开展的条件性问题。其二、缺少监督指导和集中统一管理的机构。4个开发园区档案工作职责由其管委会综合办公室承担而事实上又无力承担。没有考虑到档案工作具有点多、面广、量大，专业性、实体性等特点，没有相对独立机构的结果是对接不畅出现真空、点线面有死角。其三、人员兼职多变动频不能适应工作需求。各园区机关的专兼职档案人员除承担档案收集管理职责外，多数还承担了综合办公室公文处理、机要收发、群团、后勤等大量其他工作。通过调查发现，园区各单位兼职档案人员变动非常频繁，绝大多数单位档案人员业务知识缺乏，对档案业务规范不熟悉。有些人员经过培训掌握一定的专业知识后又调离了档案工作岗位，新上岗人员又得从头学习，形成恶性循环，难以适应新时期档案工作新的要求。 
    如何破解园区档案工作中的系列难题?我们认为尽快建立健全园区档案工作机构刻不容缓。根据国家档案局、国务院特区办、国家科委1995年6月制发的《开发区档案管理暂行规定》第六条 “开发区管理机构必须建立总档案室，具备条件的应建立档案馆，保管开发区需要永久和长期保存的档案及有关资料；开发区各入区单位应当建立档案室，统一管理本单位的档案。”的要求，结合我市实际，我们建议高新区、经开区、科创区、仙海区和科技城管委会建立档案馆或总档案室，作为各管委会的一个专门机构，履行园区档案工作行政管理和保管利用两大职责。即贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，对全区各级各类单位档案工作的组织协调、监督和指导职责，集中统一管理辖区内各机关单位和乡镇（街道办事处）各种门类和载体档案的档案资料。并参照劳动人事部和国家档案局《地方各级档案馆人员编制标准(试行)》（国档联发〔1985〕2号）配置适量的档案专职人员，以改进和加强各园区的档案工作。