夯实基础，开拓创新，以“双套制”移交与接收工作推动档案资源建设

接收征集工作是档案馆重要的基础性业务作，是档案馆主业“收、管、用”的第一个环节，其业务的开展状况直接影响到档案工作“为党管档，为国守史、为民服务”重要作用的发挥。今年以来，绵阳市档案馆面对局馆分设后业务工作重心的转移和变化，积极聚焦馆内主业，以贯彻落实中共四川省委办公厅、省人民政府办公厅《关于做好档案“双套制”移交与接收工作的通知》为主线和抓手，周密部署，积极创新，做好基础业务工作，扎实推进档案接收。“双套制”接收工作得到了市委领导的充分肯定，其相关做法的信息刊登在国家档案局网站上，取得了初步成效。

一、实施背景

随着新技术的不断发展，档案信息化工作进入了快车道，数字档案馆、室的建设，使电子档案与纸质档案并存在档案整理、管理环节中。为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，2012年国家档案局颁布实施了《电子档案移交与接收办法》，2019年省委办、省政府办就“双套制”移交与接收工作进行安排部署，“双套制”接收变成了各级档案馆必须完成的任务。这是档案馆接收部门的一个崭新课题，同时带来了巨增的工作量。应该说，绵阳市为贯彻实施这项工作做了很多的准备，从2010年开始，我市就要求各单位实行“双套制”整理，多年来已形成惯例；市档案馆历时数年，已完成了全部馆藏档案的数字化；馆内已安装了档“数字档案馆软件系统平台”。实施“双套制”接收后，档案馆将不会再新增未数字化存量档案了。

二、主要做法

1、修订制度，规范操作程序。

为推动档案接收工作流程的合理化、档案管理的科学化，配合档案“双套制”移交与接收工作的开展，今年以来，我们及时修订了《档案接收工作制度》《档案资料征集制度》《档案接收工作流程》《捐赠档案资料管理办法》《接收征集业务指导服务制度》《档案“双套制”移交质量要求》等制度，为接收工作的顺利推进打下了坚实的基础。

2、制定细则，强化质量管理。

由于前几年档案馆新馆建设没有完成，受库房容量和机房建设的影响，档案接收量较小，尚不存在“双套制”接收的问题。今年以来，我们决定以贯彻省委办、省政府办17号文件和省档案局12号文件为契机，全力推进“双套制”接收工作。接收征集科在刚开展具体接收业务时，就遇到了重重困难和问题，深感全市无统一的双套制移交接收业务规范，各单位形成的数字化副本和目录数据质量参差不齐、格式各异，绝大多数都无法导入档案馆软件系统平台，急需一个以国家、省档案主管部门的法规、规范为基础、符合绵阳接收工作实际的实施细则。为此，我们联合绵阳市档案局开展了近三个月的调研，广泛征求各县市区、各单位意见的基础上，数易其稿，联合印发了《绵阳市档案“双套制”移交与接收工作细则》。

3、严格标准，细化工作步骤。

《细则》的出台统一了全市纸质档案及其数字化副本、电子档案“双套制”移交与接收标准，细化了步骤方式，为此项工作在全市贯彻实施扫清了障碍。我们要求各类档案的整理、移交、接收必须符合国家相关的档案业务规范；在移交前，各单位应对拟移交进馆档案进行开放审核，涉密档案应当进行密级变更、解密审核，附具保密、开放和控制使用意见；明确了纸质档案数字化副本的两种存储格式，根据档案的不同整理方式规定了副本的存储结构及命名方式；要求纸质档案及其数字化副本的档号命名格式应完全一致，保持唯一性；各单位在移交时应形成Excel表格格式的文件级、案卷级挂接目录数据，确保移交的档案数据能顺利导入档案馆软件系统平台，有效避免各类档案管理软件形成的数据包不统一导致档案馆接收困难的问题；规范了照片、录音、录像档案的接收标准，统一了移交光盘的刻录、标注、装盒方法；要求各单位在移交纸质档案及其数字化副本、电子档案前，应分别对其逐卷（盒）、逐件、逐页地进行自检鉴定，确保进馆档案质量，减小进馆后档案检查的工作量。

4、注重实效，完善工作流程。

为确保《细则》真正能落到实处，我们同时还制定了《绵阳市档案馆档案接收工作流程》，让大家对接收各个环节一目了然；制定了《绵阳市档案馆档案“双套制”移交清单》，规范移交时需要的各类档案、材料种类；拟定《拟移交档案质量检查单》，让各移交单位在移交前对档案进行自查自检，确认没问题后由档案员、单位领导签字确认后在移交档案时同时送交档案馆；进馆后由接收部门组织专人，对接收进馆的纸质档案与数字化副本开展质量核对，尽最大努力确保进馆档案达到质量标准。我馆在开展接收指导、进馆服务时，把这些要求进行广泛宣传。因为前期我市档案数字化工作已实行多年，现在的要求只是结合国家法规规定对移交工作进行了合理的规范，所以实施的压力不大，大家都比较配合。同时，我们还协调市档案局在下发年度行政执法检查通知时，把“双套制”的贯彻落实作为重要一环，起到了重要的推动作用。

三、带来的成效

1、统一了全市的档案整理业务标准。

为推动档案“双套制”移交与接收工作制订的一些细则和制度，除了有利于规范接收操作外，还在客观上统一了全市各地各部门的档案整理业务标准，对一些不符合国家规范的做法进行了纠正。特别是在越来越多的单位让档案整理公司整理档案的情况下，考虑到整理人员业务参差不齐的现状，规范业务标准就显得特别重要。

2、促进了档案信息化现代化的发展。

经过前几年的努力，市档案馆已实现全部馆藏档案的全面数字化工作，搭建了档案馆综合管理平台，“双套制”接收工作的实施，使进馆的纸质档案副本可以一步倒入档案馆管理系统，打通了档案接收、库房管理、利用工作环节，为建设数字档案馆打下了坚实的基础。

3、提高了进馆档案的质量。

今年以来，我们在接收时严格施行单位自检--上门初检--移交后全检--签定移交接收单的流程，其目的是控制差错率，有效提高进馆档案的质量。实施以来，效果非常明显。据不完全统计，单位自检提升了领导和档案人员的责任感，能发现改正一些整理公司的错误，倒逼他们提高整理质量；上门初检时60%以上的单位被要求进一步整改；再加上移交后馆内组织人员逐件逐页地检查，进馆总量的5-10%可能发现各类问题，数量小的及时纠正，数量大的返回重整。各项措施多管齐下，最大程度地确保了纸质档案及其副本无差错进馆。

四、经验与体会

1、抓主线，明确工作重点。

我们在新馆搬迁后，将机改档案、重大活动档案、民生档案作为今年的接收重点。如将29个机改单位（含综合行政执法机构）档案纳入本年度接收范围；配合市经信委，将投入资金二百余万元数字化整理的原重工、轻工等撤销的原 5个经济主管局，以及下属近二十个撤销改制破产企业档案，共计有文书档案4355卷，58000余件、会计档案12347卷、科技档案795卷接收进馆，保存了建国以来绵阳地方企业发展历史，解决了一大历史遗留问题。同时接收了原绵阳市级集中办公区建设指挥部的档案，助力园艺新区建设。

2、抓配合，积极加强与档案主管部门的联系。

面对局馆分设后业务工作的新变化，我们在接收工作上主动加强与市委办档案科的联系，紧密协作。今年以来，市档案馆与市档案局相继联合发出了《关于做好市级部门（单位）2020年档案移交接收工作的通知》《关于印发市直部门（单位）档案全宗号一览表的通知》《关于印发<绵阳市档案“双套制”移交与接收工作细则>的通知》，共同努力推进接收业务的开展。同时，针对接收工作中出现的问题，积极协商，在档案行政管理、执法、目标管理等方面通力合作，有力推进了档案馆“双套制”移交与接收工作的顺利开展。

3、抓试点，逐步推进业务开展。

因为是首次在全市全面开展“双套制”移交与接收工作，我们注重抓试点和典型的示范带动作用。选择了市自然资源局、市文广旅局、市生态环境局等单位先行先试，一步步地总结经验，完善流程。同时，重点对两家规模较大、实力较强的档案整理公司有针对性地进行业务指导。利用新技术灵活有效地开展接收工作业务指导，把试点单位和公司好的作法与经验及时运用在接收业务指导中，通过QQ、微信群进行推广，以点带面，取得了较好成效。目前，“双套制”移交与接收工作在我市进展顺利，市档案馆已按新要求接收了5个单位的纸质档案及其数字化副本，业务开展顺畅有序，推动了档案资源建设迈上一个新台阶。

作者：刘晓贵

作者单位：绵阳市档案馆