绵阳市档案馆民生档案异地查档跨馆服务实施细则

为建立健全便捷惠民的档案利用服务体系，进一步提高国家档案馆的服务能力，切实满足人民群众的查档需求，根据《中华人民共和国档案法》和《四川省国家档案馆管理办法》，结合绵阳实际，制定本细则。

第一条  绵阳市各级国家综合档案馆开展民生档案异地查档、跨馆服务工作适用本办法。

第二条  本办法所称异地查档、跨馆服务，是指绵阳市内各国家综合档案馆根据馆藏档案资源，通过建立馆际联动工作机制，开展的档案异地跨馆查询利用服务。

第三条  异地查档、跨馆服务范围主要是指国家综合档案馆保存的民生档案，包括婚姻登记、计划生育、学籍、学历、工龄、职称、荣誉、离退休、房产、土地、林权、公证、就业安置等反映公民基本资历和合法权益的凭证性档案。

第四条  异地查档、跨馆服务工作流程包含申请、审核、受理、协办、审定、反馈等环节。

（一）申请。公民查阅个人相关民生档案需持本人有效身份证件，代他人查阅的需办理授权委托书及委托人和代理人有效身份证件，律师及其他诉讼代理人持受理案件的法院出具的证明材料及本人身份证，向申请地国家档案馆提出异地查档申请，填写并提交异地查档利用申请表（见附件）。

（二）审核。受理档案馆对申请人身份证件等证明进行核实、登记，并向申请人告知异地查档程序和要求。

（三）受理。申请人身份证件等证明合法有效、利用档案范围符合本办法第三条规定的，经档案馆馆长审核后予以受理，并将查档需求及时发送协办档案馆。不予受理的，应当将不予受理的理由告知申请人。

（四）协办。协办档案馆收到受理档案馆转送的异地查档申请表后，按本馆查档程序和规定进行查档，查到档案后经馆长审核，并在档案复制件上加盖本馆档案利用专用印鉴，标注查档时间和档号，传递至受理档案馆。

如民生档案已有数字化副本，则须在该数字化副本上添加协办档案馆防伪水印，向受理档案馆传递添加防伪水印的数字化副本。防伪水印既要标注协办档案馆名称，又要标注该民生档案来源（档号）和利用者身份信息及利用目的。

协办事项应在3个工作日内完成。3个工作日不能完成以及未查到档案或不符合档案利用规定的，协办档案馆应当向受理档案馆说明原由。

（五）传递。在确保民生档案信息不散失的前提下协办单位可以采用传真、邮政挂号、电话告知以及安全网络等多种方式传递。

基于现有政务网络情况，民生档案数字化副本选用四川省党政内网“公文交换中心”应用窗口进行馆际传递。由受理和协办单位经办人员约定接收下载密码，接收下载民生档案数字化副本。下载密码应注意保密并随时更换。

（六）审定。受理档案馆对协办档案馆提供的查档结果进行最终审定。

（七）反馈（交付）。受理档案馆将收到的档案复制件（或添加防伪水印的数字化副本，由受理档案馆按要求打印成纸质副本）加盖受理档案馆利用专用印鉴，标注反馈时间，并及时通知和交付申请人。如未查到，须向申请人说明原因。反馈查档信息时间一般自受理之日起不超过5个工作日（不含邮寄时间）；5个工作日不能反馈的，受理档案馆应当如实将不能按期反馈的原因告知申请人，并可以将反馈查档信息时间再延长5个工作日。

第五条  最初受理申请的档案馆为首问责任单位，承担为申请人服务的第一责任。协办档案馆首接异地查档利用申请表的工作人员为第一责任人。

第六条  国家档案馆应当将异地查档、跨馆服务内容、联系方式及联系人、工作流程、利用者权利义务等基本信息向社会公示。信息发生变动的，应当在3个工作日内更新。

第七条  国家档案馆应当确定人员负责异地查档、跨馆服务工作，配备档案信息传递所需的设备设施，加强对工作人员的业务培训。

第八条  国家档案馆应当严格遵守国家保密法律法规,严格执行档案查阅利用制度，确保档案利用、传输过程中档案实体及信息安全。

第九条  国家档案馆应当保护档案利用申请人个人隐私，不得泄露或者向他人非法提供利用者个人信息。对异地查档过程中非因档案馆主观因素造成的可能导致申请人个人信息泄露等情况发生的，要事先告知申请人。

第十条  国家档案馆应当加强民生档案数字化，推进异地查档、跨馆服务规范化，逐步建成异地查档、跨馆服务网络利用平台。

第十一条  国家档案馆应加大对民生档案的接收力度，定期向社会公布该馆民生档案全宗、所属年度及数量情况。

第十二条  本细则自2017年11月1日起施行。